mitformit

להמשך גלישה באתר

לארגן חתונה בלי דאגות


הפקה וניהול אירועים | 16:28 28/08/2017 | זמן קריאה: 4 דקות

מנהל אירוע אישי דואג לאינטרסים שלכם החל מתכנון החתונה, דרך הימים שלפני, ועד ליום הגדול, בו אתם רק נהנים ומתרגשים והוא דואג לכל השאר במקומכם. נפגשנו עם שתי חברות מומחיות בתחום ושאלנו אותם את כל מה שאתם צריכים לדעת. לגזור ולשמור.

AGS
צילום:(AGS)
למה צריך ניהול אירוע אישי?

ניהול אירוע אישי הוא בראש ובראשונה ליווי אישי של הזוג ביום הגדול, כדי שזוג יוכל ליהנות מהחוויה של החתונה נטו, בלי דאגות, בראש שקט לחלוטין גם לזוג וגם למשפחה ולחברים הקרובים.
את הראש השקט משיגים באמצעות מנהל האירוע האישי – בעל מקצוע מנוסה בתחום, שהזוג שוכר את שירותיו כדי שישמור על האינטרסים שלהם וידאג שהכל יעבור חלק ביום החתונה, בלי ששום רגע קסום יושפע מבעיה או מאינטרס כלשהו של נותן שירות. אבל ניהול אירוע אישי כולל הרבה יותר ומתחיל הרבה לפני היום הגדול.
מנהלת אירוע אישית ;)
מנהלת אירוע אישית ;)צילום:(שחר דרורי)
מה בדיוק כולל השירות?

הרבה לפני היום הגדול, השירות כולל ליווי וייעוץ, כמו לדוגמא מעבר על החוזים שחתמו בני הזוג עם הספקים השונים כדי לוודא שהם כוללים את כל הפרטים החשובים לזוג. בנוסף, אנו מרכזים את כל הנתונים על האירוע – מהגדולים עד לקטנים ביותר, כדי להגיע לאירוע עצמו כשאנחנו יודעים הכל! על האירוע, ובמיוחד את הרצונות והדגשים של בני הזוג. פרטים אלו כוללים החל מהלו"ז של האירוע, דרך בעלי התפקידים, הספקים ונותני השירות באירוע, שעת ההגעה של כל אחד ודגשים מיוחדים, עיצוב, קבלת הפנים, ועד לסידורי הישיבה.
כמה ימים לפני האירוע, אנחנו מתקשרים לספקים השונים כדי לוודא שהכל מתנהל כשורה, שהם ערוכים לאירוע, ומסבירים להם את כל הדגשים החשובים לבני הזוג.
דואגים לכם משלב ההכנות ועד היום עצמו
דואגים לכם משלב ההכנות ועד היום עצמוצילום:(ארטיק)
ביום האירוע אנחנו נמצאים בקשר רציף עם המלווים האישיים של הזוג ועם הצלמים כדי לוודא שהכל עובר כמתוכנן. במקביל, אנחנו מגיעים למקום האירוע כמה שעות לפני הזוג ובודקים שהכל מוכן כפי שהובטח – מבחינת עיצוב, סידורי ישיבה וכו'. כשהזוג מגיע למקום האירוע, אנחנו מקבלים את פניהם, ממקמים אותם בחדר חתן-כלה, דואגים להם לאוכל ושתייה ומוודאים מול מנהלי המקום שהכל מתנהל כמתוכנן. חלק מההתנהלות מול המקום היא כדי למנוע פתיחת רזרבות במידה ואין צורך ולהבטיח שכל מה שהובטח לזוג מתקיים במלואו ובזמן.
בקשר רציף עם המלווים
בקשר רציף עם המלוויםצילום:(ארתור ארונוב)
עם הגעת האורחים, אנחנו דואגים לספירה שלהם ולהושבה מסודרת ונעימה במקרה של פתיחת מקומות רזרבה, שהאירוע יפעל בהתאם ללו"ז, דואגים להגשת אוכל רציפה (בעיקר במקרה של הגשה במזנונים), הזרמה נאה של אלכוהול במהלך הערב, תשלום לספקים, סדר וניקיון במקום ובחדרי השירותים, חלוקת טיפים לצוות בהתאם להחלטת בני הזוג, וטיפול בכל בקשה, תקלה או אירוע יוצא דופן במהלך החתונה.
וכמובן דואגים שהמקום מוכן לכם ולאורחים שלכם
וכמובן דואגים שהמקום מוכן לכם ולאורחים שלכםצילום:(דימה וזינוביץ')
ואם יש לנו מנהל אירוע מטעם האולם?

זה נפלא. אבל מנהל אירוע אישי מבצע תפקיד שונה לחלוטין. בעוד שמנהל האירוע מטעם האולם הוא בדיוק זה – נותן שירות מטעם האולם, המתווך בין עובדי ושירותי האולם לכם כלקוחות, אנחנו "העיניים והאוזניים" שלכם לאורך הדרך, מייצגים את האינטרסים שלכם מול האולם ומול מנהל האירוע מטעם האולם, כדי שבמידה ודברים לא הולכים כמו שצריך או שיש ניגוד אינטרסים, אנחנו נדאג לאלו שלכם.
העיניים והאוזניים שלכם - כדי שתהנו כל הדרך!
העיניים והאוזניים שלכם - כדי שתהנו כל הדרך!צילום:(ארטיק)
מעבר לשקט הנפשי, ניהול אירוע אישי משתלם בעוד דרכים?

בהחלט! ניהול אירוע אישי יכול לחסוך לכם לא מעט כסף (בנוסף לזמן ולדאגות שהוא מסיר מכם). כחלק מהשירות, אנחנו דואגים לספירה של האורחים ודואגים שמקום האירוע לא יפתח מקומות רזרבה אם אין צורך בכך. בנוסף, אנחנו מבצעים מעקב באונליין אחר פתיחת בקבוקי האלכוהול (היקרים מביניהם, כמובן) לאורך הערב. כל אלו לבדם יכולים להגיע לחיסכון של אלפי שקלים.

כמנוסים בתחום, אנחנו מכירים את כל השיטות והדרכים של מקומות אירועים להוציא מכם עוד כסף במהלך האירוע, בזמן שאתם עסוקים בחתונה שלכם. גם חבר אחראי ומסור שתקצו לו תפקיד זה לא יכיר את רזי המקצוע ולא ידע לפתור בעיות במקצועיות ובשקט באונליין, או למנוע מהאולם לעשות פעולות שינפחו לכם את החשבון בסוף הערב.
דואגים לאינטרסים שלכם
דואגים לאינטרסים שלכםצילום:(ברצי)
איך בוחרים מנהל אירוע אישי?

כמו כל ספק אחר, אנחנו ממליצים ללכת עם מי שתכולת השירותים שהוא מציע מתאימה לכם, שהוא מנהל פרויקט טוב, ושיש לכם כימיה טובה איתו ושהוא מקנה לכם תחושת ביטחון ואמינות. חוות דעת של זוגות אחרים על מנהל אירוע אישי יכולות להיות אינדיקציה מצוינת, בין אם הן של חברים ואנשים שאתם מכירים או המלצות ברשת של זוגות שהשתמשו בשירותים של מנהל האירוע האישי.
ברגש - רן שיינברגר
צילום:(ברגש - רן שיינברגר)
מה חשוב לוודא לפני שסוגרים עם מנהל אישי לאירוע?

בדקו איך הוא עובד, האם הוא מסודר ומקצועי, אסרטיבי וייצוגי. ביום האירוע קורים הרבה מאוד דברים ויש הרבה לחץ על כולם. אם מנהל האירוע האישי לא עובד עם צ'ק ליסט מסודר, כדאי לשקול פעמיים אם לעבוד איתו.

בנוסף, חשוב מאוד שהדגשים והדברים שחשובים לכם יהיו רשומים לו בצורה מסודרת לפני יום החתונה ויהיו עבורו הדבר הכי חשוב. עוד חשוב שמנהל האירוע האישי יבוא לבוש בהתאם לאירוע, היות שהוא זה שמייצג אתכם ולדרך בה הוא מתלבש, מתנהג ומציג עצמו יש חשיבות מכרעת. שימו לב האם הוא אדם אסרטיבי שנותן לכם את הביטחון שהוא ישמור על האינטרסים שלכם ביום האירוע, ויעשה זאת בצורה מכובדת ונאה.
מזל טוב !
הכתבה נעשתה בשיתוף עם חברת S&O ניהול והפקת אירועים וחברת My Man - מנהל אירועים.
תהיו בראש שקט, תרקדו עד הבוקר
תהיו בראש שקט, תרקדו עד הבוקרצילום:(ארתור ארונוב)

עוד דרך לחסוך כסף ולהגיע יותר מאורגנים ליום הגדול - המדריך לאישורי הגעה וחיסכון כספי
מצאתם טעות בכתבה? כתבו לנו